3. Horario
Tan importante como el lugar donde se den las charlas es la hora del día que se dedique a las mismas, Debe escogerse un día de la semana y asignarlo como el día de la charla; preferentemente el miércoles. El miércoles es mucho más recomendable que cualquier otro día ya que esté marca la mitad de la semana. La hora para dar la charla debe ser la más adecuada para todos. No debe darse una charla, por ejemplo, 10 minutos antes de la hora de almuerzo o poco tiempo antes de la hora de salida puesto que éstos no son los momentos más oportunos para lograr que los trabajadores presten la debida atención.
Las charlas deben ser breves. La brevedad de las charlas de prevención de accidentes es una de las características por las cuales son un vehículo tan eficaz para comunicar mensajes prácticos. Es recomendable que no se excedan de 15 minutos, no obstante su duración, aunque breve debe ser flexible. Debe existir la flexibilidad por que si se desenvuelve un intercambio de ideas y sugerencias importantes y relevantes es contraproducente cortarla cuando se cumplan los 15 minutos o el tiempo señalado.
4. Preparación
Para emprender cualquier tarea, Actividad o trabajo hay que estar debidamente preparado de antemano. La preparación de la charla de 5 minutos es sumamente importante para lograr comunicar efectivamente el mensaje que se propone.
- Selección del tema
La selección del tema de la charla es muy importante ya que se debe obedecer a una necesidad, nunca debe elegirse al azar. Los temas deben estudiarse detenidamente y elegir el más apropiado de acuerdo con las circunstancias existentes. La selección del tema tiene una estrecha relación con lo que se expuso anteriormente sobre la utilización de las charlas.
- Estudio del material
Una vez que se ha elegido el tema de la charla es necesario estudiar el material que se proporciona sobre el tema, familiarizarse con los conceptos, conocer los objetivos del mensaje y determinar las formas de comunicar el mensaje lo más clara y directamente posible. Nunca es recomendable aprenderse las charlas de memoria, lo que sí es recomendable es preparar algunas notas que delineen los puntos más importantes de modo que no se olvide mencionarlos.
La preparación de una charla también implica buscar la solución a diversas preguntas que puedan hacer los trabajadores en relación con el tema o la información que se les va a presentar. Hay que pensar también en cómo presentar los hechos y considerar el nivel de comprensión, de cultura y de conocimientos de los trabajadores para presentar la información de tal manera que todos entiendan el mensaje que se les comunica.
Nunca debe tratarse de improvisar una charla puesto que esto traerá problemas más tarde o más temprano. Por el contrario un estudio previo del tema hace que su explicación sea más fácil de transmitirse a los demás. Cuando se estudia el tema las palabras fluyen fácil y claramente. Se está en la posición de poder anticipar una pregunta y contestarla y la mente está llena de ejemplos y datos relacionados con el tema.
La mejor forma de prepararse es siguiendo este plan: pensar, escribir, leer, escuchar, organizar, y practicar. Pensar en las propias experiencias, observaciones, convicciones, ideas, y sentimientos. También en la compañía y en el departamento ¿ cuales son los problemas actuales? ¿En qué se está haciendo énfasis? En la gente y sus necesidades, antecedentes, trabajos, actitudes, habilidades.
- Escribir algunas cosas. Hacer algunas anotaciones como ideas claves, citas, observaciones. Para esto puede utilizarse una libreta pequeña o tarjetas sueltas.
Leer sobre el tema que se va a tratar y sobre otros temas que podrían ayudar. Escuchar cuidadosamente lo que los trabajadores dicen, sus críticas lo que les gusta y los que les disgustan, sus problemas y sugerencias.
- Organizar: Una vez que se han acumulado ideas e información, pensando, escribiendo, leyendo y escuchando, se está preparado para organizar un esquema de la charla. La preparación y la organización son las verdaderas llaves del éxito. El esquema de la charla puede consistir en unas pocas palabras escritas en un pedazo de papel o en un resumen completo de los puntos clave pero, cualquiera que sea el esquema, hay que estar preparado y saber lo que se va a decir. Hay que mostrar respeto por los trabajadores dándoles una charla bien organizada y ellos actuarán consecuentemente.
- Practicar: En esto puede radicar la diferencia entre una charla buena y una excelente. La práctica aumenta la confianza y también mejora la sincronización. Para dar una buena charla cada uno debe usar el método que más se adapte a su personalidad. Pero nunca hay que memorizarla. Es posible que al principio no resulten charlas perfectas pero la práctica las mejorará más y más. Hay algunos principios básicos de la comunicación que deben tenerse en cuenta mientras se estudia el material para dar una charla Repasemos alguno de ellos.
Algunos principios de la comunicación necesarios para dar una charla con efectividad.
- Frecuencia: Cuanto más a menudo se repita un mensaje más son las posibilidades de recordarlo.
- Intensidad: Cuanto más vivida entusiasta, personal y positiva sea la comunicación mejor se la recordará.
- Duración: Cuanto más corto sea el mensaje mayores son las posibilidades de lograr la atención, de que se lo entienda y de que se lo retenga, tres aspectos requeridos de la buena comunicación; y
- Repetición: El aprendizaje se aumente y fortalece con la repetición. Los mensajes son impresos en la mente poco a poco. Sencillez, claridad y entendimiento, posiblemente son las palabras claves más importantes para lograr una buena comunicación La sencillez genera claridad y entendimiento.
Elaborado por 3M
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