5. Realización de la charla
- Comienzo:
El comienzo de una charla es el momento más difícil y quizás tan importante como el final. El impacto positivo y deseable debe hacerse desde el momento en que se empieza a hablar para poder captar la atención y despertar el interés en quienes escuchan. Si desde el principio no se muestra autoridad, respeto y convicción, es muy difícil lograrlo luego durante el transcurso de la charla. De modo que el comienzo de la charla determina en gran parte la forma en que se desarrollará y la fuerza con que se aceptará su mensaje. Es necesario empezar por el principio. Muchos Supervisores entran directamente en el corazón del tema omitiendo la introducción o presentación.
- Voz:
Uno de los puntos claves más importantes y de mayor impacto en quienes escuchan cuando se habla ante un grupo de personas o se lee un informe es el uso adecuado de la voz y su entonación. Siempre se ha dicho que uno de los grandes secretos para hablar en público es hacerlo despacio, especialmente al comenzar la charla. Cuando se habla o se lee despacio las palabras se articulan con toda claridad y los que escuchan se acostumbran fácilmente a la voz, a la entonación y a la forma de hablar. Por el contrario si se comienza a hablar rápidamente, las palabras y las ideas no se escucharán con claridad y los que escuchan se perderán desde el principio. También es muy efectivo no gritar, sino aumentar la intensidad de la voz mediante el tono. El tono de la voz debe variar de acuerdo con el énfasis que se desea brindar, aumentándolo o disminuyéndolo
Para mantener constante la atención de los trabajadores. El tono de la voz es muy útil si se lo emplea correctamente, para dramatizar los puntos clave.
- Actitud y entusiasmo:
Los supervisores deben tener una actitud positiva hacia la prevención de accidentes para poder transmitirla y así ser imitada por los trabajadores. Se debe mantener una actitud de sinceridad. Cuando el supervisor habla sobre prevención de accidentes tiene que manifestar su interés y su inquietud en el tema. Nunca debe decir lo que no siente. Cuando las acciones de un supervisor no están a la altura de sus afirmaciones, la credibilidad del supervisor y del programa de prevención de accidentes sufre. El supervisor que habla mucho acerca de la prevención de accidentes pero que no siente lo que dice puede crear sentimientos negativos que predispondrán a los trabajadores a sufrir accidentes.
Toda actividad, proyecto o tarea que se emprende necesita de cierto grado de entusiasmo para que sea eficaz o llega a obtener el resultado deseado. Las charlas no son excepción, al contrario, dependen grandemente del entusiasmo que en ellas se vuelque. En la comunicación el entusiasmo es un ingrediente clave y el objetivo de las charlas es comunicar un mensaje. A fin de proyectar el entusiasmo necesario y despertar más el interés en las personas que escuchan hay que creer en lo que se dice. Si el tema que se trata es indiferente para quien lo expone, así lo será también para quienes lo escuchan porque cualquier audiencia capta lo que se proyecta.
Hay que sentir lo que se dice, hablar con convicción para ganarse el respeto y la admiración de los demás. Si el supervisor da muestras de estar convencido de lo que dice y siente el tema, los trabajadores escucharán con atención y estarán más predispuestos a poner en práctica el mensaje que se les comunica. El humor va de la mano del entusiasmo, cosa que se motiva a los trabajadores a seguir escuchando. Una sonrisa es un símbolo de persuasión
Y puede conseguir mucho más que una cara seria o malhumorada. Con el fin de proyectar entusiasmo se pueden utilizar anécdotas y chistes, pero siempre como complemento de una idea. Los chistes pueden crear interés, pero existe el peligro de que se reduzcan a eso, chistes, sin ninguna conexión con la idea que se quiere transmitir.
- El lenguaje: las palabras adecuadas comunican el mensaje
No se requiere un vocabulario extenso para dar una charla sino palabras sencillas que se comuniquen el mensaje con precisión. El que habla con sencillez y precisión es entendido por todos, por lo tanto es imperativo usar palabras sencillas.
Muchas veces el uso de palabras técnicas aunque sean las correctas, confunde más que aclara. Siempre que pueda el supervisor se debe esforzar en usar palabras que estén dentro del vocabulario usual de los trabajadores. Asimismo debe usarse palabras que sean fácilmente de pronunciar. Ciertas palabras son más difíciles de entender cuando se las ve escritas. También es importante no usar palabras que tengan doble sentido y que se presten a ser mal interpretadas. Vale recordar que el lenguaje que se utiliza diariamente está lleno de palabras de doble significado. El desconocimiento de este doble significado en algunas palabras puede llevar a verdaderas sorpresas. Las palabras de doble significado constituyen un problema cuando las personas tratan de comunicarse. Una palabra puede tener varios significados y si dos personas no entienden los significados y aplican diferentes definiciones se pueden dar confusiones, y en algunos casos accidentes y lesiones. Un sinónimo es una palabra que tiene un significado idéntico o parecido a otra palabra. El lenguaje está lleno de sinónimos que a veces crean verdaderas confusiones y en el trabajo pueden crear accidentes.
Si un trabajador no entiende lo que el supervisor le está tratando de decir, ese trabajador puede use la herramienta incorrecta o el método incorrecto para hacer el trabajo. ¿Cuál seria el resultado en este caso? El trabajo no se haría en la manera en que se debería hacer o quizás el trabajador estaría corriendo el riesgo de sufrir una lesión.
Los supervisores tienen que tener mucho cuidado en comunicarse perfectamente y sin lugar a dudas en cuanto al significado de sus palabras, para lo cual se recomienda seleccionar las palabras cuidadosamente, expresarse con claridad y precisión y sin rodeos, de tal forma que lo que tengan que comunicar no dé a lugar a dudas. Hay que evitar las palabras y frases imprecisas, cuando se necesite brindar más explicación. En casos así se puede contar con el valioso apoyo del uso de las manos y de las ayudas visuales.
- El uso de las manos
El uso apropiado de las manos también contribuye a la efectividad de la charla porque las manos también hablan. Por consiguiente sirven para apoyar el mensaje verbal. Además brindan a las charlas cierto grado de movimiento y espontaneidad. En muchas ocasiones los gestos que se hacen mientras se habla ofrecen más claridad y énfasis a lo que se dice. Inclusive el uso de las manos puede convertirse hasta imprescindible, sobre todo cuando hay que hacer descripciones, mostrar direcciones o dimensiones.
Las manos deben usarse libremente mientras cumplan su propósito de apoyar o ampliar el mensaje verbal. No hay gestos correctos o incorrectos por los cuales dejarse guiar. El único gesto incorrecto que se puede cometer es aquél que no se hace cuando existe la oportunidad de hacer el mensaje más claro. De Hecho, las manos deben usarse como una técnica más que contribuye a la efectividad de una charla.
-Ayudas visuales o audiovisuales
Además de las manos existen otras ayudas que amplían y refuerzan las ideas y crean más interés en los trabajadores. Se puede utilizar películas, diapositivas, carteles, fotografías, ilustraciones, dibujos, herramientas, equipos e incluso pizarras para recalcar puntos clave. Las ayudas visuales o audiovisuales son, efectivamente, gran ayuda para el supervisor como para los trabajadores. Al hacer un análisis del tema y estudiar cómo éste análisis del tema y estudiar cómo éste puede mejorarse con estas clases de ayudas. El supervisor aprovechará mucho más el material lo organizará mejor y la presentación podrá hacerse en menos tiempo. Durante la charla estas ayudas pueden ayudarle al supervisor a mejorar la confianza en sí mismo, dándole algo significativo que hacer mediante el uso de las manos, y ayudándole a mantener el contacto con los trabajadores. Para los trabajadores el uso de las ayudas o audiovisuales recalcará los aspectos claves de la buena comunicación: atención, interés, entendimiento y retención.
Una ayuda visual vale “un millón de palabras” ya que de una imagen instantánea y clara de las cosas que a veces no se pueden transmitir verbalmente. Ahorran tiempo, despiertan el interés y agregan variedad. El impacto que produce permanece en la memoria mucho tiempo después que las palabras se han olvidado.
Sin embargo, las ayudas visuales no son la solución total y tienen ciertas desventajas. Algunas veces distraen la atención de lo que se está diciendo y cuesta dinero. No obstante, generalmente las ventajas sobrepasan a las desventajas. No cabe duda que una prestación con ayudas visuales es mucho más efectiva que una preocupación sin ellas.
- Participación de los trabajadores
La participación de los trabajadores es muy importante en cualquier charla de 5 minutos ya que sí participan se sienten parte de la charla. Por esto es necesario animar a los trabajadores a que exponen sus puntos de vista, sus sugerencias y comentarios, siempre que sea posible. Cuando las personas se sienten parte de algo, se sienten motivadas, y generalmente aportan su ayuda y su apoyo.
El supervisor puede hacer preguntas a los trabajadores para invitarnos a que presenten sus ideas y sus comentarios. Les debe dejar hablar pero debe mantener el intercambio de opiniones siempre bajo control. Para evitar que los comentarios se alejen del tema expuesto hay que tener cuidado con el tipo de preguntas que se hace porque para que éstas sean realmente efectivas deben ser interesantes, sinceras y relevantes.
- Final
El final de la charla es de especial importancia ya que es posiblemente el punto que más recordarán los trabajadores por ser lo último que se menciona. De ahí que deba tener la mayor fuerza y resonancia posibles. En el final la charla debe resumirse brevemente el mensaje principal de la misma para que no haya confusión y quede totalmente claro en la mente de los trabajadores. Si se han mencionado diferentes aspectos o ideas se les debe enumerar en el orden en que fueron mencionados en la charla para que sean fácilmente recordados.
Elaborado por 3M
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